La règle des 5 W est toute simple, et facile à appliquer sur vos supports de communication d’événements afin qu’ils soient les plus efficaces possibles et que l’information soit bien comprise.
Il suffit parfois d’une incompréhension ou d’un doute pour dissuader votre public de venir à votre évènement. Avec les 5 W, votre public, votre clientèle aura toutes les informations nécessaires.
Au programme
- Les 5 W, qu’est-ce que c’est ?
- Appliquer les 5 W pour la communication.
- Tester la compréhension des informations.
Les 5 W, qu’est-ce que c’est ?
Il s’agit d’un concept utilisé en journalisme afin de structurer un article et donner une information complète.
- W : Who ? Qui ?
- W : What ? Quoi ?
- W : Where ? Où ?
- W : When ? Quand ?
- W : Why ? Pourquoi ?
En français, c’est QQOQQCCP ! Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Commen t? Combien ? Pourquoi ?
J’adore la langue française, mais la version en anglais est beaucoup plus facilement mémorisable 🙂 et elle suffit largement si on rajoute la question comment.
Ce qui devient WWWWWH. oui, ok, on ne parle plus de 5 W, mais de 5W+H maintenant 🙂
Appliquer les 5 W en communication
Cette règle des 5 W est indispensable à mettre en place sur vos supports de communication d’événement. Soyez le·la plus précis·e possible en vous mettant à la place de votre clientèle. Évitez le jargon ou une tournure humoristique qui pourrait être mal interprétée ou pas du tout comprise.
Vous pouvez l’appliquer sur les affiches, flyers, visuels pour les réseaux sociaux… mais aussi dans vos textes de présentation.
Sur les signatures mails, il n’y a pas assez de place.
Qui ?
Qui organise, qui présente, qui sera là ? Si vous avez un nom peu ou pas évocateur, précisez qui vous êtes : troupe de théâtre, sophrologue, magasin d’articles de loisirs…
Quoi ?
Une brocante, un colloque, un concert, une conférence, une animation…? Pour quel public ? Est-ce participatif ?
Où?
Évitez les lieux-dits. Quand je me suis installée à la campagne, je voyais des affiches avec juste le nom du lieu, sous-entendu que tout le monde connaissait où c’était ! Mettez-vous à la place d’une personne qui ne connait pas. Indiquez l’adresse. Selon l’événement, vous pouvez indiquer la commune en plus grand, le nom du lieu, et enfin l’adresse (du plus général au plus précis)
Quand?
Heures, date…Il y a plusieurs façons d’indiquer la date (en toutes lettres, en numéro), c’est un peu en fonction de la place disponible sur le document. N’oubliez pas d’indiquer l’année, même en plus petit sur le bord du document. Si vous mettez votre annonce sur le Web, elle risque d’y rester longtemps. C’est désagréable d’avoir envie d’aller à un évènement et de découvrir qu’il a déjà eu lieu !
Pourquoi?
Celui-ci n’est pas obligatoire, mais il peut être important d’annoncer clairement le but et la raison de l’activité : pour la sortie d’un nouvel album, pour récolter des fonds, pour présenter une nouvelle collection, un nouvel outil pédagogique… On peut également retrouver le détail de l’activité.
Comment ?
Indiquez les modalités pratiques. Une réservation est-elle nécessaire ? Qui contacter ? Est-ce gratuit ou payant ? Indiquez également des petits détails qui pourraient faire sauter les réticences : parking facile, accès PMR, possibilité de manger végé…
Testez la compréhension des informations
Les informations indispensables ressortent-elles bien? La lecture est-elle facile? Si vous retrouvez 2 fois une information : simplifier.
Testez votre support : montrez-le à des personnes qui découvrent votre activité, demandez-à votre testeur ou testeuse de le lire attentivement, ensuite reprenez le support et demandez ce qu’il·elle a retenu
Si vous avez beaucoup d’informations, essayez de simplifier également en regroupant et en utilisant la même tournure de phrase pour les présenter. Utilisez les listes et les énumérations plutôt que des phrases complètes.
Bon à savoir
📌 Il n’y a pas un ordre précis à respecter. Les 3 informations principales “quoi, quand et où” doivent être facilement repérables sur le document.
📌 Supprimez le superflu et allez à l’essentiel. Vous aurez l’occasion d’en parler dans les posts sur vos réseaux sociaux ou votre lettre d’info.
📌 Collez un post-it sur votre bureau pour ne pas oublier 🙂
📌 Mettez-vous à la place d’une personne qui ne vous connait pas du tout.
